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퍼실리테이션회의의 온도를 맞춰야하는 이유


와우디랩은 일하는 방식을 디자인하는 회사로써 다양한 일상 실험을 진행합니다. 우리의 일상 실험 중 발생한 인사이트를 담은 프로토타입을 세상 밖으로 꺼내어 보려고 하는데요. 회사에서 하는 여러 가지의 중요한 일하는 방식 중에서도 모든 회사가 하는 '회의'를 첫 주제로 시작해보려 합니다. 자, 그럼 '회의의 시작'부터 들여다 볼게요. 

*여기서 말하는 회의의 시작은 회의 진행자가 아젠다를 들고 팀원들과 함께 자리에 앉은 순간을 의미합니다.





"회의의 온도"





기존에 우리의 회의는 어떻게 진행되었을까요?

전략컨설팅 회사를 다니는 강대리는 오늘 기업혁신팀과 함께하는 회의가 있습니다. 강대리와 손주임이 기업 인터뷰를 하고 온 결과물을 보며, 그 기업의 니즈와 컨설팅이 필요한 내용을 도출하는 회의입니다. 강대리와 손주임, 그래고 박대리는 급하게 출력한 프린트물과 노트북을 들고 당면한 핵심과제들을 선정하여 빠른 의사결정을 위한 회의를 시작합니다. 현재 강대리에게 가장 중요한 것은 아젠다에 대한 결론을 도출하는 것이기 때문에, 어떠한 과정이 중요하지는 않습니다. 주로 강대리가 주축이 되어 생각해온 세부 항목들을 나열하며 내용을 이야기 합니다. 강대리의 리딩과 손주임의 첨언을 통해 회의는 진행되었고, 인터뷰에 참가하지 않았던 박대리는 한 마디도 하지 못한 채 회의가 막바지에 이르렀습니다. 이제 김과장님의 결제만이 남은상황입니다. 강대리의 입장에서는 중요한 의사결정을 해냈을 뿐만아니라 짧은 시간을 알차게 활용하여 회의를 마무리 하였습니다. 본인이 생각하기에도 훌륭한 의사결정이었다며 스스로를 칭찬합니다.



위 회의에는 어떤 중요한 것이 빠졌을까요?

많은 맥락들이 부족하겠지만, 그중에서도 강조하고 싶은 것은 '사람'입니다. 강대리, 손주임은 회의를 진행하는 주체인 '사람'을 보지 않았습니다. 중간중간 박대리의 의아한 표정을 뒤로하고 손주임의 끄덕임만을 위안 삼아 의사결정을 했습니다. 회의의 결론 도출에만 집중하며 박대리의 생각과 어떤 의문을 가졌는지는 중요하지 않았던 것이죠. 이것은 굉장히 위험한 의사소통입니다. 일견, 강대리나 손주임은 효율적이고 효과적인 의사결정을 해나간 것처럼 느낄 수도 있겠지만, 박대리는 이 의사결정의 속도를 따라가지 못했을뿐더러 회의 과정 자체에도 문제가 있다고 느낄 수 있습니다.



더 나은 회의, 무엇으로부터 시작했으면 좋았을까요?

회의의 온도 맞추기부터 시작했으면 좋았을 것입니다. 인터뷰를 다녀온 강대리와 손주임은 이미 대부분의 중요사안들을 공감한 상태일 것입니다. 하지만, 앞으로 프로젝트를 함께 수행할 박대리는 문서상의 내용만 가볍게 이해했을 뿐, 궁금한 많은 것들을 뒤로하고 회의를 마무리했습니다. 


회의에서 온도를 맞춘다는 것은 크게두 가지로 생각해 볼 수 있습니다. 내적동기의 온도를 맞추는 것, 내용에 대한 이해의 온도를 맞추는 것입니다. 진행하는 주제에 대한 내적동기를 부여하고, 내용에 대해 충분히 이해한다면 함께 더 많은 아이디어를 제시할 수 있습니다. 추후 따로 시간을 내어 질문하고 논의할 필요가 없어지기 때문에 더욱 효율적으로 일하는 방식이기도 하죠. 

먼저 프로젝트를 수행할때, 현장을 다녀온 사람만큼 상황을 이해하고 동기부여가 되는 것은 쉽지가 않습니다. 때문에 현장을 이해하고 비슷한 온도에서 프로젝트를 수행할 때 해당 프로젝트를 수행하는 힘이 동일하게 나타날 수 있습니다. 사내에서 다양한 프로젝트를 수행하겠지만, 내가 해결하고 싶은 프로젝트와 그렇지 않은 프로젝트들도 분명히 존재할 것입니다. 관심도가 떨어지는 프로젝트는 해야하는 일로 변신하고, 최소한의 리소스를 투입할 일로 변화하게 됩니다. 하지만 부족하더라도 비슷한 온도로 팀원을 안내하고 맞춘 뒤 다음 스텝을 함께한다면, 그 프로젝트는 기꺼이 더 많은 관심과 에너지를 쏟을 수 있는 '나의 일'로 탈바꿈 됩니다. 

또한, 현장에 대한 내용을 충분히 이해하고 나면, 전후맥락이 연결된 상태이기 때문에 내용을 명목화하고 세분화하는 과정에 아이디어를 보탤 수 있습니다. 아이디어를 보탤 수 있다는 것은 그만큼 상황을 이해했다는 것이죠. 어떤 아이디어도 상황에 대한 명확한 이해 없이는 나올 수 없으며, 낸다고 한들 거시적이어서 적용이 어렵거나 결이 맞지 않을 확률이 높습니다.


위 사례는, 총 세 사람의 인원이 회의를 참석했지만 두 명의 인원만이 이 회의를 진행했다고 말할 수 있습니다. 상황을 이해하지 못한 상태에서 어설프게 회의를 따라간 박대리는 이 자리에 없었어도 괜찮았을 것입니다. 오히려, 회의 이후에 결과에 대한 설명만 듣는 게 나았을 수도 있죠. 박대리를 이해시키고, 온도를 맞추는 과정이 시간이 든다고 생각하는 사람도 있을 것입니다. 하지만, 이 시간을 보내지 않았을때의 손해가 더 크다는 것을 아시나요? 강대리는 결제를 위해 김과장님께 갔고, 박대리는 회의가 끝나고 남은 여러 의문사항을 손주임에게 질문함으로써 해결할 것입니다. 손주임은 다시 한번 설명을 해주어야 하기 때문에 일을 할 수가 없다. 모두 회의 시간을 함께 보냈지만, 이는 강대리만 만족스러운 회의였던 것입니다. 내실을 붕괴시키는 회의이며, 일할 시간을 빼앗는 회의입니다.



회의의 온도를 맞춰야 하는 이유

시간을 할애하여 같은 온도를 유지한다는 것은 서로의 역량과 다양하게 가지고 있는 관점을 통해 아이디어를 내는 것입니다. 더 가치 있는 결과물을 만드는 것이며 모두가 만족스러운 회의를 만드는 것입니다. 회의를 마치고, 강대리는 결과물을 들고 결제를 받으러 갔을 것이며, 모두 각자의 자리로 즉시 복귀하여 일할 수 있게 됩니다. 

온도를 맞춘다는 말이 조금 어색하고 모호하게 느껴진다면, 회의를 하기 위한 의제에 대한 몰입도, 이해도로 표현하는 것도 좋습니다.



"회의에 온도를 맞춘다는 것은 함께 일한다는 의미이며,

모두가 동등하게 각자의 역량을 발휘하게 만드는 것입니다."



또한, 다양한 관점을 담은 완성도 높은 결과물을 만들어내는 힘입니다.


오늘은 회의를 시작하기 앞서, 온도계로 팀원들의 회의 온도가 몇 도씨인지 재어보고 시작하는 것은 어떠신가요? 다음 편에서는 어떻게 회의의 온도를 맞추는 것이 효율적이고 효과적일지에 대해 다뤄보겠습니다. 

훌륭한 회의 문화가 습자지에 물이 흡수되듯 퍼져나가기를 바랍니다. 오늘도 가치 있는 회의하세요 :)